Llegó a la oficina sabiendo que iba a ser un día duro, muchas tareas por terminar y otras muchas que seguían a medias. Su compañera se había puesto enferma por lo que mucho de su trabajo se multiplicaría. Se sentó frente a su ordenador y se dispuso a encenderlo mientras se bebía un café. Un par de notificaciones llamaron su atención al ver en su calendario que tenía que asistir a varias reuniones diferentes de la friolera de 2 horas cada una. «Un día tirado a la basura», pensó.
Sin embargo, hacía tiempo que habían preestablecido en la oficina que previo a las reuniones se mandaría un mail a modo guión con los puntos que se iban a tratar «Menudo alivio». Su cara fue de decepción al verificar que no había ningún mail. Iría a la reunión sin tener mucha idea de lo que se iba a hablar y por tanto sin la suficiente preparación como para poder participar o hacer alguna pregunta. Otra reunión de la que no se sacaría nada en claro.
Miró el reloj y se dió cuenta de que había pasado una hora desde el momento en que había entrado en la oficina. Tiempo que no ha aprovechado lo más mínimo. En cuestión de media hora tendría que salir hacia la primera reunión, lo que le dejaría muy poco tiempo para trabajar en todo lo que tenía que hacer. «¿Cómo hacerlo de otra forma?», se dijo.
Esta mala praxis nos puede llevar a todos a un día menos productivo, regresar a casa con más trabajo del que teníamos al salir. Y lo peor de todo, con una sensación de no haber aprovechado el día lo más mínimo. A continuación os vamos a dar algunas ideas a seguir si te has sentido identificado con esta historia.
- Sé firme con tu hora de entrada y salida, el hecho de tomar control y posesión de tu tiempo te ayudará a ser más riguroso. Es probable que la hora de salida algún día se complique por exceso de trabajo, pero que no sea porque no fuiste organizado ese día.
- Agenda de tareas. Cuando te sientes, trata de apuntar a modo de tareas todas las que te toca realizar durante el día de hoy. Están los más clásicos que tiran de su cuaderno y boli; los que piensan que pueden confiar en su cabecita (no lo hagáis, si trabajáis con grandes cantidades de información es muy probable que algo se te pase); y los más digitales, que recurren a apuntarlo en su blog de notas del ordenador. Existen algunas herramientas que nos ayudan a digerir cierta información, como Trello o kanbanflow,workep. Estas herramientas son buenas también si realizamos algún proyecto conjunto con otros compañeros, a través de ellas podremos compartir lo que hemos hecho y lo que falta por hacer, de este modo si un día un compañero está enfermo, o se ha ido de vacaciones, podrás verificar con estas herramientas lo que falta por hacer, y de este modo estar alineados.
- Márcale un rango de prioridad a tus tareas. Y sé serio con ello. No todas tus tareas pueden tener el mismo nivel. Esto te ayudará a centrarte en cada una de ellas y que no se te escapen las horas. Recuerda que tu tiempo es oro.
- Escucha música. Esto depende de la persona. Nosotros no te obligamos a darle al play. Pero es un hecho que escuchar música ayuda a concentrarse más en el trabajo, y por otro lado a aislarte un poco, si en tu oficina hay ruido esta será una buena solución para evadirte y centrarte en lo tuyo.
- Agrupa tus salidas. Esto puede resultar complicado, pero si tienes muchas reuniones con clientes y las repartes a lo largo de la semana, el tiempo que tendrás para sentarte y ponerte a ello será muy escaso. Es bueno que selecciones un par de días a la semana para esas actividades. De esta forma no desatenderás al cliente, o esas pequeñas gestiones que te hacen salir de la oficina, ni dejarás de avanzar en tu trabajo.
- Organiza tu mail, crea etiquetas de distinto color. Sé riguroso con ello, de este modo te ahorrarás mucho tiempo a largo plazo. El ir en copia en un millón de mails con información importante y no archivarlo de algún modo nos puede volver totalmente locos cuando realmente la necesitemos.
- Recuerda aquellas tareas en las que dependes de otros para finalizar, márcate como prioridad pegarle un toque a esa persona de la que quizás necesitas cierta información o material, y hazlo con tiempo, de este modo no saturarás a esa persona y a ti tampoco te creará ansiedad el no disponer de ello.
- Hay que saber delegar. Algunos lo saben hacer mejor que otros, y más hablando de cargos de elevada responsabilidad. Hablar con personas que están ahí y con las que podemos contar para que nos ayuden con ciertas tareas que quizás te roban mucho tiempo.
- Reuniones. Trata de limitarlas. Averigua si realmente es importante tu presencia en ellas y pide que te den un tiempo estimado de duración, así como si pueden mandar un guión de los puntos que se tratarán en la misma
- Organiza el día próximo antes de salir. Diez minutos serán más que suficiente Esto te ayudará a no perder parte de la mañana del día siguiente y saber cada una de las tareas que te quedan por finalizar.
Estos son algunos consejos que pueden serte muy útiles en tu día a día en el trabajo. Sabemos que cada uno tiene sus rutinas, y no pretendemos modificarlas, tan solo “echarte un cable” por si últimamente vuelves a casa con esa sensación de no haber aprovechado demasiado el tiempo. Si te pones a ello recuerda que el cambio no se consigue en un día, sino que hay que ir haciéndolo poco a poco pero sobretodo con ganas y motivación.
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