Las bases de datos son una herramienta
fundamental para muchas empresas. Son una fuente que centraliza la información
más importante para los comerciales y el departamento de marketing. La gestión
y el tratamiento de estas bases de datos es un punto muy sensible en las
empresas.
Aunque el párrafo anterior parezca una
obviedad, todavía hay empresas que no tienen una buena gestión de sus bases de
datos y no son conscientes de la valiosa información que tienen en sus manos.
Por
qué es importante una base de datos.
Las bases de datos son un valioso activo
de las empresas para la gestión profesional de la cartera de clientes.
Son la mejor fuente para conocer mucho
mejor a los usuarios con nombre y apellidos, información sobre personalidad,
estilos de vida, monitorización de procesos de compra, edades, etc. Además, puede dar una idea de las tendencias
de mercado o del público objetivo.
Esta información es muy útil para preparar
campañas de venta de servicios, campañas de marketing, elaboración de estrategias
empresariales, creación de productos adhoc, obtener información para mejorar
servicios o personalizar la atención a nuestros clientes, mejorando la
comunicación con ellos segmentando los mensajes.
Y esto último es muy importante. Es
fundamental que las bases de datos estén perfectamente segmentadas y organizadas
para obtener todo el beneficio posible de esta valiosa información.
¿Cómo generamos una buena base de datos?
Cada maestro tiene su librillo, al igual
que muchas empresas siguen gestionando sus bases de datos con herramientas
tradicionales, como un Excel, hay otras que se han subido al tren de la
tecnología con diferentes sistemas de CRM.
Hay algunos puntos que hay que tener en
cuenta en cualquiera de los casos:
1. Definir bien los objetivos de la base de
datos. Será mejor para poder establecer una estructura de la información.
2. Estructura los campos de información. Se
pueden hacer diferentes tipos de segmentación. Deben ser informaciones
sencillas que aporten datos importantes de nuestro consumidos. También
dependerá esta segmentación del tipo de servicios, si son empresas o si son
clientes finales. Algunos datos importantes: nombre completo, datos de
contacto, redes sociales, ciudad, puesto de trabajo, hobbies, preferencias de
compra, productos o servicios, aficiones, nivel socioeconómico, y si es una
empresa, razón social, puesto que ocupa, datos de contacto, sector de la
empresa, además de algunos de los anteriormente mencionados, etc.
3. Establece una forma implementar la
información: cómo hay que introducir la información, si se pueden usar
abreviaturas, tildes, etc.
4. Acceso a la base de datos: es importante
tener un protocolo para conocer quiénes son las personas responsables de las
bases de datos. Quiénes van a tener acceso para administrar la información y
quiénes acceso solo para verla. En ocasiones, menos es más, cuanto menos gente
tenga acceso a editar la información, mejor.
5. Campo de observaciones: si tienes la
opción de introducir un apartado para profundizar alguna información, mucho
mejor.
6. Planificación: cada cuánto se actualiza la
información, cada cuánto se renueva esta base de datos con más información o
nuevas herramientas, cuándo una base de datos ya está “quemada”.
7. ¿Dónde la guardo? Es necesario tener una
ubicación única de la base de datos con un único documento. O un buen sistema
de CRM que pueda generar copias de cada actualización.
8. Cumplir con la ley de protección de datos.
Siempre hay que estar al día de las modificaciones que pueda tener esta ley y
cumplirla.
Sistemas CRM
Se
trata de un modelo de gestión de clientes. Se trata de una herramienta
informática para administrar bases de datos con la información de la gestión de
ventas, clientes, etc. Algunos sistemas CRM son:
1. Salesforce
2. Sage
3. SAP
4. Zoho
5. Microsoft Dynamics
6. Oracle
7. Maximizer
8. Apptivo
9. GoldMine
10. SugarCRM
¿Y cómo mantengo y
actualizo las bases de datos?
Las bases de datos son
elementos vivos. Es necesario revisarlas y actualizarlas de manera constante.
Es un trabajo arduo pero muy necesario.
Se suele tener el
pensamiento de que esta actualización y revisión es un trabajo tedioso que no
tiene ningún tipo de beneficio, pero esto no es cierto. También se suele pensar
que es mejor no compartir ciertas informaciones de los clientes, otro error. Es
bueno compartir toda la información y no guardarse ningún cliente, al final que
todo marche bien, repercute en el propio comercial.
Hay que establecer
claramente cuáles son los periodos de actualización. Hay estudios que hablan de
un desgaste del 3% mensual en promedio, otras empresas hacen un refresco cada 2
o 3 meses.
