Cómo generar una buena base de datos

Las bases de datos son una herramienta fundamental para muchas empresas. Son una fuente que centraliza la información más importante para los comerciales y el departamento de marketing. La gestión y el tratamiento de estas bases de datos es un punto muy sensible en las empresas.

Aunque el párrafo anterior parezca una obviedad, todavía hay empresas que no tienen una buena gestión de sus bases de datos y no son conscientes de la valiosa información que tienen en sus manos.

Por qué es importante una base de datos.

Las bases de datos son un valioso activo de las empresas para la gestión profesional de la cartera de clientes.

Son la mejor fuente para conocer mucho mejor a los usuarios con nombre y apellidos, información sobre personalidad, estilos de vida, monitorización de procesos de compra, edades, etc.  Además, puede dar una idea de las tendencias de mercado o del público objetivo.

Esta información es muy útil para preparar campañas de venta de servicios, campañas de marketing, elaboración de estrategias empresariales, creación de productos adhoc, obtener información para mejorar servicios o personalizar la atención a nuestros clientes, mejorando la comunicación con ellos segmentando los mensajes.

Y esto último es muy importante. Es fundamental que las bases de datos estén perfectamente segmentadas y organizadas para obtener todo el beneficio posible de esta valiosa información.

¿Cómo generamos una buena base de datos?

Cada maestro tiene su librillo, al igual que muchas empresas siguen gestionando sus bases de datos con herramientas tradicionales, como un Excel, hay otras que se han subido al tren de la tecnología con diferentes sistemas de CRM.

Hay algunos puntos que hay que tener en cuenta en cualquiera de los casos:

1.     Definir bien los objetivos de la base de datos. Será mejor para poder establecer una estructura de la información.

2.    Estructura los campos de información. Se pueden hacer diferentes tipos de segmentación. Deben ser informaciones sencillas que aporten datos importantes de nuestro consumidos. También dependerá esta segmentación del tipo de servicios, si son empresas o si son clientes finales. Algunos datos importantes: nombre completo, datos de contacto, redes sociales, ciudad, puesto de trabajo, hobbies, preferencias de compra, productos o servicios, aficiones, nivel socioeconómico, y si es una empresa, razón social, puesto que ocupa, datos de contacto, sector de la empresa, además de algunos de los anteriormente mencionados, etc.

3.    Establece una forma implementar la información: cómo hay que introducir la información, si se pueden usar abreviaturas, tildes, etc. 

4.    Acceso a la base de datos: es importante tener un protocolo para conocer quiénes son las personas responsables de las bases de datos. Quiénes van a tener acceso para administrar la información y quiénes acceso solo para verla. En ocasiones, menos es más, cuanto menos gente tenga acceso a editar la información, mejor. 

5.    Campo de observaciones: si tienes la opción de introducir un apartado para profundizar alguna información, mucho mejor. 

6.    Planificación: cada cuánto se actualiza la información, cada cuánto se renueva esta base de datos con más información o nuevas herramientas, cuándo una base de datos ya está “quemada”.

7.    ¿Dónde la guardo? Es necesario tener una ubicación única de la base de datos con un único documento. O un buen sistema de CRM que pueda generar copias de cada actualización.

8.    Cumplir con la ley de protección de datos. Siempre hay que estar al día de las modificaciones que pueda tener esta ley y cumplirla.

Sistemas CRM

Se trata de un modelo de gestión de clientes. Se trata de una herramienta informática para administrar bases de datos con la información de la gestión de ventas, clientes, etc. Algunos sistemas CRM son:

1.     Salesforce

2.    Sage

3.    SAP

4.    Zoho

5.    Microsoft Dynamics

6.    Oracle

7.    Maximizer

8.    Apptivo

9.    GoldMine

10. SugarCRM

¿Y cómo mantengo y actualizo las bases de datos?

Las bases de datos son elementos vivos. Es necesario revisarlas y actualizarlas de manera constante. Es un trabajo arduo pero muy necesario.

Se suele tener el pensamiento de que esta actualización y revisión es un trabajo tedioso que no tiene ningún tipo de beneficio, pero esto no es cierto. También se suele pensar que es mejor no compartir ciertas informaciones de los clientes, otro error. Es bueno compartir toda la información y no guardarse ningún cliente, al final que todo marche bien, repercute en el propio comercial.

Hay que establecer claramente cuáles son los periodos de actualización. Hay estudios que hablan de un desgaste del 3% mensual en promedio, otras empresas hacen un refresco cada 2 o 3 meses.

Los diez mandamientos de un buen comercial

Como en todas las situaciones de la vida, en ocasiones, nos olvidamos o perdemos de vista lo más básico dejándonos llevar por el día a día. Y, en ocasiones, está bien pararse y reforzar puntos importantes para tener éxito en nuestro trabajo.

A continuación compartimos contigo los puntos principales para ser un buen comercial:

1.    Conocer bien el sector en el que trabajas. Es importante saber cómo funciona, qué tipo de clientes tiene, cuáles son sus necesidades, los inconvenientes que tiene el usuario para conseguir ese servicio o producto y saber cómo ayudarle a conseguirlo.

2.   Rebaja la insistencia con el cliente: preséntate y ten una actitud cercana, no seas pesado o seas demasiado insistente. Hay ciertos perfiles de comerciales que usan el atosigamiento como técnica y no suele ser buena estrategia. 

3.    Pregunta y comprende al usuario: la empatía es una técnica mucho más eficaz y te reportará mejores resultados. Es necesario conocer al cliente, entenderle y ayudarle, lleva tus conversaciones con él por ese sendero.

4.     En el equilibrio está la virtud: tu actitud debe ser la correcta, no por hablar mucho o ser muy lanzado, tendrás mejores resultados. Lo contrario, tampoco es bueno.

5.     Escucha, sugiere y aporta, eres un profesional: analiza lo que te dice el cliente y aporta tu solución, producto o servicio ayudando al usuario. Siempre que lo pida o que te de la autorización para hacerlo.

6.  Sé transparente: no omitas información y explica todo al cliente. Esto te aportará credibilidad. Pero ojo, estructura lo que vas a contar y cómo para no perjudicar la venta.

7. Muestra interés por tus clientes: si escuchas a tus clientes, podrás adelantarte a sus necesidades.

8. No prometas lo que no puedas cumplir: ser sincero y transparente no quiere decir que nos comprometamos a algo que sabemos que no podemos cumplir o que nuestro servicio o producto no puede ofrecer.

9.    Escucha a tu cliente y saca conclusiones: ya hemos repetido en varias ocasiones que debes escuchar a tu cliente, demos un paso más. Analiza toda la gestión y sus respuestas, saca conclusiones. Esto servirá para mejorar tu trabajo y ser más profesional.

10. Fideliza a tu cliente: a veces las pequeñas cosas son las que más se tienen en cuenta. Ten detalles con tu cliente para conseguir fidelizarle.

Todo lo anterior será un trabajo a corto, medio y largo plazo, que mejorará tu relación con los clientes y tu posición profesional dentro de tu trabajo. ¡No dejes de ponerlo en práctica!

CustomerTop y su caso de éxito con Grenke

Grenke es una empresa especializada en renting tecnológico para PYMES y autónomos con casi 40 años de experiencia en el sector. El servicio que ofrecen es muy potente gracias a que operan desde importes muy bajos, de 500 euros en adelante, y tienen una respuesta muy rápida, que no supera los 20 minutos. Sin embargo, en los últimos años han ido viendo como su competencia aumentaba, lo que les ha obligado a salir a buscar nuevas oportunidades de negocio.

Antes de trabajar con nosotros, Grenke estudió la forma de enfrentarse a este nuevo reto de manera interna.

Para ello, su primera estrategia consistió en insertar en su sistema una base de datos con distribuidores que venden los equipos al cliente final, asignar zonas y empezar a captar a través de su equipo comercial. Los resultados fueron muy dispares, ya que los distintos comerciales no utilizaban de igual forma la base de datos. Esto dificultó medir el grado de captación y dio lugar a un alto grado de ineficiencia, con comerciales ociosos y costes por las nubes.

Después de esta experiencia fallida, se decidió que una persona de la organización fuera la encargada de concertar las visitas de todos los comerciales. Idealmente con este sistema se ganaba en eficiencia, se unificaba la comunicación y se liberaba a los comerciales para que pudieran dedicar más tiempo a visitar y a vender. Pero la realidad es que, si bien el coste de la concertación era bajo, la persona encargada se veía superada por el volumen del trabajo y no podía realizar sus propias tareas.

Y así fue como Grenke llegó a CustomerTop. Una vez comprobada la inviabilidad de llevar a cabo la concertación de visitas de manera interna, quedó claro que externalizarlo era la mejor opción para conseguir buenos resultados y ahorrar costes. La experiencia de nuestros profesionales consiguiendo contactos, unida a un equipo comercial motivado ante la posibilidad de llevar a cabo reuniones más productivas con clientes de calidad, ha hecho que el número de distribuidores haya aumentado desde que comenzó nuestra colaboración.

Además, para Grenke es importante la flexibilidad que tiene nuestro servicio para adaptarse a sus necesidades del día a día, como la posibilidad de aumentar el número de operadores cuando hay mucho trabajo o recortar si el volumen es menor, cambiar rápidamente campañas en marcha y la opción de que nuestro equipo realice llamadas de satisfacción post-reunión o de seguimiento para mantener la relación con el cliente hasta que se cierre el negocio.

Por todo ello, recomiendan a otros empresarios que estén en su situación que externalicen su concertación de visitas, pero que antes dediquen tiempo a definir muy bien su target y a preparar una base de datos de calidad que siempre esté actualizada, de manera que el servicio pueda ser más eficaz. Además, si después la empresa quiere aprovechar los contactos que se han conseguido deberá tener una estrategia de comunicación preparada y un plan de acción definido con su equipo comercial.

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CustomerTop y su caso de éxito con Delikia Fresh

Delikia Fresh es una empresa especializada en productos de calidad y comida sana que se dispensa a través de maquinas automáticas, con presencia en aeropuertos, centros sanitarios y grandes empresas de España y Portugal.

Antes de contactar con CustomerTop, Delikia Fresh ya era líder en calidad, tenía una gran idea, un buen producto y un equipo ilusionado y con muchas ganas de trabajar. Pero no quería quedarse ahí, su objetivo era seguir expandiéndose llegando a nuevos clientes.

Para ello debía mejorar la eficacia de su equipo comercial con una solución que les ahorrara tiempo y les permitiera prepararse mejor las visitas, adaptando sus productos y servicios a las necesidades de los clientes. Esta revisión del plan estratégico permitiría conseguir más ventas.

El motor permanente de búsqueda de nuevos clientes de CustomerTop ha sido esencial para este fin, al facilitar los contactos iniciales y seguimiento hasta conseguir una visita presencial para el comercial. Con el aumento de las visitas concertadas, Delikia Fresh ha conseguido nuevas oportunidades de negocio y está cumpliendo su objetivo de expansión.

Para Delikia Fresh es importante la flexibilidad de nuestro servicio; la innovación del producto “tarifa plana”, que incluye un teleoperador con todo el servicio a un precio fijo que se puede ampliar en cualquier momento; la agilidad para hacer cambios; y adaptabilidad para solucionar cualquier problema. También destacan la facilidad para coordinar a su equipo comercial con nuestros profesionales en concertación de visitas, gracias a que se conocen personalmente y a que el trato es muy directo, con seguimiento antes, durante y después de la visita.

Aprovechar el tiempo interno y el conocimiento externalizado ha sido una buena estrategia para que esta empresa de vending haya conseguido nuevos clientes. Compartir sus objetivos con nosotros ha servido para aprovechar lo mejor de ambos equipos y crecer conjuntamente. Porque sus éxitos son la mejor muestra de la eficacia de nuestro servicio de concertación de visitas.

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Mitos y realidades sobre el teletrabajo

Cuando hablamos de teletrabajo nos estamos refiriendo a la posibilidad realizar la ocupación laboral de forma remota, aprovechando las nuevas tecnologías. Se trata de una modalidad de trabajo que busca aumentar la productividad, favorecer la conciliación y fomentar el trabajo por objetivos.

Pero a pesar de sus ventajas, según datos del INE, solo el 26% de las empresas apuestan por el teletrabajo. Y esto no ocurre solo porque los empresarios desconfíen de dar más libertad a sus empleados, la realidad es que muchas veces son los propios trabajadores los que rechazan esta opción por desconocimiento o porque creen erróneamente que les va a perjudicar.

Por eso es importante desmentir mitos y conocer la realidad de lo que implica el teletrabajo:

Desde casa se trabaja menos:

Más bien al contrario, ya que al no estar tan pendientes de la hora de salida, es más fácil que el tiempo de trabajo se alargue.

Pero hay que tener en cuenta que en el teletrabajo no son tan importantes las horas dedicadas como la consecución de objetivos. Esto no quiere decir que no haya que tener un horario más o menos fijo, porque ayuda a la comunicación con el equipo y con clientes, además de aportar cierta disciplina, pero si da más flexibilidad a la hora de organizar el trabajo, lo que favorece la conciliación de la vida laboral y personal.

En casa hay más distracciones:

Nos equivocamos al pensar que las oficinas son los mejores lugares para trabajar, interrupciones, el compañero que te cuenta su fin de semana, la hora del café, reuniones sobre la marcha, comidas que se alargan… La cultura del presentismo hace que los trabajadores pasen largas jornadas en la oficina, pero cualquiera que haya pasado por la experiencia de trabajar un día en casa, ha podido comprobar que sus horas le cundían más, precisamente, por el menor número de distracciones.

Se puede argumentar que en casa se tienen más tentaciones para no trabajar, pero una disciplina de trabajo evitará esto. Tampoco es un problema que el trabajador  pare para despejarse o realizar otras actividades, lo importante es que cuando se ponga a trabajar nada le distraiga de su tarea, así será más eficiente.

 Se es menos productivo:

Los estudios llevados a cabo al respecto han demostrado la falsedad de este mito, lo cierto es que la productividad aumenta. Por una parte por lo que comentábamos sobre las distracciones y porque el trabajador ahorra tiempo en desplazamientos que puede dedicar al trabajo, pero también porque la responsabilidad y la confianza otorgada aumentan el compromiso con la organización, mejoran el rendimiento, disminuyen el absentismo y reducen la rotación laboral.

Supone aislamiento del trabajador e impide el trabajo en equipo:

No si se evita. Existen muchas herramientas, fáciles de usar y que no suponen costes adicionales, para que los miembros del equipo se comuniquen entre sí, con sus superiores o realicen reuniones virtuales en cualquier momento.

Se pueden dar problemas en la comunicación, pero igual que pueden ocurrir entre compañeros que comparten el mismo espacio de trabajo. La clave no está en la distancia, si no en las personas.

Es más rentable trabajar por horas que por objetivos:

Se trata de un error muy extendido. Lo que hace falta es cambiar la cultura del presentismo por una basada en resultados y objetivos. Dando más importancia a la calidad del trabajo que a las horas dedicadas, las empresas serán más productivas.

Se trabaja en pijama desde el sofá:

Es, quizá, uno de los mitos más extendidos, pero no puede estar más equivocado. Al dar más responsabilidad sobre el trabajo existe un mayor compromiso con él y un mayor deseo de que las cosas salgan bien, y para ello, la disciplina y la organización son esenciales.

No ser visto afecta a la promoción dentro de la empresa y hace que el trabajo pase desapercibido:

El trabajo no puede pasar desapercibido porque hay responsables que se encargan de supervisar la consecución de los objetivos marcados. Y el trabajo bien hecho dará las mismas posibilidades de promocionar dentro de la organización, incluso más, porque primará más que otras consideraciones personales que a veces se tienen en cuenta en empresas donde el trabajo es presencial.

Te vuelves más sedentario:

Al contrario, ya que en la oficina puedes estar más de 8 horas sin levantarte del asiento. El tiempo que se pierde en desplazamientos, comidas o cafés, se puede dedicar a hacer otras actividades, como practicar deporte o ampliar la formación. El resultado son empleados más felices y con menos estrés, que tienen más tiempo para mejorar en su trabajo.

Después de ver la realidad que hay detrás del teletrabajo, es fácil comprender que cada vez más trabajadores jóvenes soliciten esta modalidad laboral, que les proporciona una mejor calidad de vida y les da más responsabilidad sobre su tiempo y su trabajo.